Pięć sposobów na skuteczną retrospekcję w Twoim zespole lub projekcie.

W wielu firmach, zespołach i projektach staramy się działaś w zwinny sposób. Niestety często nasza zwinność pozostaje na poziomie deklaracji i rzadko (mimo szczerych chęci!) udaje się wprowadzić ją w życie.

Najważniejszym zachowaniem, które ma miejsce w każdej prawdziwie zwinnej organizacji jest skuteczna retrospekcja.

Retrospekcja to wydarzenie, którego celem jest refleksja nad sposobem pracy.

Przeprowadzenie retrospekcji nie jest jednak prostą sprawą i nawet wielu doświadczonych Scrum Masterów i liderów ma trudności w tym, aby retrospekcje spełniały swój cel.

Poniżej pokazuję kilka moich sprawdzonych sposobów na to, aby retrospekcje były skuteczne i aby rzeczywiście wprowadzały zwinność do organizacji pracy. Część z nich może być zaskoczeniem nawet dla doświadczonych Scrum Masterów!

1. Regularność

Często w momentach krytycznych dla projektu lub zespołu pojawiaj się pomysły, aby zarzucić na jakiś czas przeprowadzanie retrospektyw i często okazuję się, że paradoksalnie to najgorsza decyzja jaką można podjąć.

Zarzucenie retrospektywy może łatwo spowodować, że nasz zespół przestanie się czuć współwłaścicielem efektywnego sposobu organizowania się. W takiej sytuacji można spotkać się z komentarzami typu „ja tu nie jestem od myślenia”, lub „to poza moi zakresem obowiązków”.

Kryzys to moment, w którym najlepiej widać ograniczenia naszego dotychczasowego sposobu pracy, może się wiec okazać, że retrospekcja w trakcie lub tuż po kryzysie będzie jedną z lepszych decyzji.

Pamiętaj, że kryzys to najlepsze paliwo dla retrospekcji.

2.Eksperymenty a nie zmiany:

Wielokrotnie można usłyszeć, że ludzie nie lubią zmian. Nic w tym dziwnego, zmiany są straszne i nieznane.

Dużo lepiej pracować nad eksperymentami i nie chodzi tutaj o inne inną nazwę na zmiany.

Chodzi o wyjście z myślenia „oczywistościami” (ta zmian oczywiście pomoże, mam oczywiście rację, etc.) a wejście w myślenie podkreślające unikalność sytuacji i zespołu.

Używanie eksperymentów ma dwie podstawowe zalety:

– Eksperyment można tym różni się od zmiany, że możemy go ocenić i dopiero potem zdecydować co dalej.

– Eksperyment może się nie udać i nie ma w tym nic złego. Takie podejście do sytuacji buduje większą świadomość zespołów i poczucie ich odpowiedzialności.

Nie wprowadzaj zmian, buduj większe zrozumienie dzięki eksperymentom.

3.Rozwiązywanie faktycznych problemów a nie „poprawa procesu”

Często wraz z retrospekcją do organizacji wchodzi nowe słownictwo: mówimy o procesie pracy, o pull vs push, o zmianach lokalnych i systemowych, o wąskich gardłach, etc. Tworzy to kolejną abstrakcję pomiędzy myśleniem o pracy a faktyczną praca.

Najlepsze retrospekcje to takie dzięki którym udaje się rozwiązać faktyczne, małe, lokalne problemy zespołu. Dzięki temu czuć wartość tego wydarzenia i buduje się poczucie, że rzeczywistość u nas w firmie może się zmienić na lepsze. Buduje to zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności zespołu.

Rozwiązuj faktyczne problemy i buduj w ten sposób zaangażowanie.

4.Nie uprawiaj „gorzkich żali”

Czasami, kiedy frustracja i złość wzrastają łatwo zmienić retrospekcję w sesję tzw: „gorzkich żali” czyli po prostu narzekania. W tym miejscu warto przypomnieć czym na pewno retrospekcja nie jest:

– Retrospekcja to nie wydarzenie, podczas którego spuszczamy powietrze z naszego zespołowego „balonika frustracji”.

– Retrospekcja nie jest sesją terapii grupowej

– Retrospekcja to nie wyjście na piwo lub inny event integracyjny.

Retrospekcja to wydarzenie, które ma skończyć się większym zrozumieniem problemu i wygenerowaniem kilku (nie zbyt dużo!) eksperymentów co możemy zrobić, aby zmienić sytuację na lepsze.

Nie pozwalaj na zbyt długie skupianie się na przeszłości i tym co nie działa, staraj się patrzeć w przód i na rozwiązania.

5.Przyjdź z własnym pomysłem

Często początkujący Scrum Masterzy prowadzą retrospekcję używając tylko otwartych pytać do zespołu np.: „co chcecie zmienić?”, „co było trudnego w ostatnim sprincie?”, etc.

Nie ma w tym nic złego, często sam tak robię!

Problem pojawia się wtedy, kiedy to wszystko co osoba prowadząca retrospekcję robi. Nigdy nie daje swojej perspektywy na sytuację lub problem a zawsze wyciąga informacje od zespołu.

Może to sprawiać wrażenie braku zaangażowania lub słabego zorientowania się w realiach projektu.

Dobrze, kiedy osoba prowadząca retrospekcje ma pomysł na to o czym warto porozmawiać, zwłaszcza jeśli jest to nieoczywisty problem (jak np. relacje w zespole, nawyki komunikacyjne czy normy jakie obowiązują podczas wspólnej pracy).

Daj im swoją perspektywę i pokaż sytuację ze swojej strony.

Te kilka porad spisanych tutaj to oczywiście tylko wierzchołek góry lodowej w temacie retrospekcji czy usprawniania pracy. Mam jednak nadzieję, że zwłaszcza dla początkujących Scrum masterów lub osób, które niezbyt często prowadzą retrospekcje będą to użyteczne porady. Pamiętajcie, nawet jeśli Wasze retrospekcje nie zawsze „wychodzą” podejdźcie do tego jako do nie do końca udanego eksperymentu i zmieńcie coś następnym razem.

Udanych retrospekcji!